Choisir son destructeur de document et déchiqueteuse

Les usages d'un déchiqueteuse de papier

Hormis la raison évidente de détruire du papier, rappelons que beaucoup de documents papiers peuvent présenter une source d'informations très précieuse pour les personnes mal intentionnées. Un destructeur de documents permet de sécuriser vos données papier. Pensez également aux avantages suivants lorsque vous hésitez encore dans l'investissement dans un destructeur de documents.

• Vous minimisez les risques de fraudes ;
• Les risques de vol d'identité sont diminués ;
• Vous vous mettez à l'abri d'un espionnage industriel ;
• Les déchets sont mieux gérés ;
• Votre réputation est maîtrisée.

Pour bien utiliser une déchiqueteuse, lisez attentivement le mode d'emploi fourni par le fabricant. Chaque modèle fonctionne différemment. Prenez le temps de vous familiariser comme il se doit avec le produit pour une utilisation sécurisée.

L'appareil est constitué de trois éléments permettant son bon fonctionnement : la cellule photoélectrique, le bac de réception et les cylindres de destruction.

La cellule sert à lancer le destructeur quand les feuilles sont insérées. Le bac de réception, ou corbeille, est chargé de réceptionner le matériel détruit, et quantifie le nombre de documents déjà détruits.

Principales catégories de déchiqueteuses de documents

Destructeur individuel pour une utilisation domestique

Parfait pour que quelques personnes en aient l'utilisation. Si vous êtes une petite entreprise, cela convient également. Un destructeur de ce calibre peut prendre en charge la destruction de 8 feuilles de papier en toute sécurité.

Déchiqueteuse de bureau pour une utilisation régulière

A une utilisation professionnelle plus poussée, il faut se tourner vers un matériel plus abouti pour que l'ensemble des utilisateurs puissent s'en servir confortablement. Les broyeurs de bureau peuvent gérer la destruction d'une dizaine de personnes, avec un traitement allant jusqu'à 30 feuilles dont le nombre de passage varie suivant le degré de sécurité souhaité.

Destructeur de documents à grande capacité destiné à un usage intensif

Dans une grande entreprise, un destructeur de documents plus poussé est exigé. Pour répondre à un usage intensif, ce genre de destructeur peut gérer les destructions de plusieurs départements à la fois. En plus des feuilles de papiers, ce genre de destructeur peut prendre en charge la destruction de feuilles chiffonnées, en boule, ou des matériaux plus solides en carton.

Types de coupe

Coupe fibre

Une coupe fibre, aussi appelée coupe droite, permet de découper les feuilles de papier en bandelettes en utilisant des lames rotatives. Ce mouvement permet une coupe plus rapide. Une déchiqueteuse dotée d'un système de coupe fibre est à-même de détruire un nombre de feuille importants, et très rapidement.

Toutefois, la sécurité est plus faible. Pour plus d'indications concernant les précautions de manipulation à prendre, vous pouvez vous référer aux instructions du constructeur de votre déchiqueteuse.

Coupe croisée

Une coupe en confettis, ou coupe croisée, permet quant à elle d'effectuer le travail en toute sécurité. Les mouvements de l'appareil sont en effet plus lents. La possibilité de détruire des documents est cette fois plus réduite car une déchiqueteuse en coupe croisée peut accueillir moins de papier qu'une coupe fibre. Cependant différentes tailles sont disponibles d'une marque à l'autre.

Coupe micro et super micro

Ce type de destructeur de document est rarement utilisé dans une entreprise classique. Il convient plus aux structures ayant un besoin impératif de confidentialité. Les documents passés à une coupe micro et super micro sont impossibles à reconstituer, sont très lents et peuvent traiter un nombre limité de feuilles.

Les marques les plus courantes

Parmi les noms qui reviennent le plus souvent, les constructeurs IDEAL, FELLOWES, DAHLE, INTIMUS, KOBRA et HSM sont les plus connus.

Le budget

Investir dans une déchiqueteuse de documents ne se fait pas à la légère. Vous pouvez être amené au fil de votre navigation sur les sites de ventes ou sites vitrines des constructeurs à trouver des machines à détruire les documents bons marchés, mais qui auront une durée de vie limitée. Comme pour beaucoup d'autres investissements, il est important d'investir dans un appareil de qualité. Les marques HSM, IDEAL, DAHLE ou encore INTIMUS sont reconnues pour la qualité de leurs déchiqueteuses, quel que soit le prix.

L'utilisation d'un destructeur de documents

Bien entretenir une déchiqueteuse

Pour entretenir correctement votre déchiqueteuse, veillez à ce que la poubelle soit vidée régulièrement pour éviter que le papier ne vienne s'entasser et endommager l'appareil. Suivant le volume déchiquetable par le destructeur et le nombre de personnes en ayant une utilisation courante, la corbeille est à vider une fois par mois, semaine, ou tous jours.

Nous conseillons d'utiliser parfois la déchiqueteuse dans le sens inverse de son fonctionnement courant pour éviter qu'une zone placée entre les lames ne s'entasse.

Une fois par mois, vous pouvez nettoyer les lames du broyeur ou lorsque la machine a été utilisée intensivement pour une courte période. La poussière entre les lames est à éviter.

Le type d'huile utilisée pour un entretien parfait

Plus la coupe de votre destructeur est fine, plus le broyeur de papier a besoin d'être lubrifié. En entretenant convenablement l'appareil, vous prolongez indéniablement sa longévité.

Chaque fabricant de destructeurs de documents propose une huile pour destructeur adaptée à son produit. Aussi, veillez à utiliser l'huile de la même marque que votre machine, au risque si vous ne respectez pas cette particularité d'un refus de prise en charge du fabricant en cas de dysfonctionnement.

Bien entendu, il est tout à fait proscrit d'utiliser un autre type d'huile que celle destinée à une déchiqueteuse de documents. Une huile d'olive, une huile de voiture ou un lubrifiant pour serrure sont inappropriés. Même si vous essayez, cela n'aura aucun résultat concluant et vous allez abîmer prématurément le bloc de coupe du destructeur.

Certains modèles disposent d'une fonction de huileur automatique. Très pratique si la machine est dans une pièce commune avec beaucoup de passage.

La lubrification de votre déchiqueteuse de documents

Pour une bonne lubrification de la déchiqueteuse de documents, il convient de mettre la déchiqueteuse en mode manuel. Ensuite, versez un peu d'huile le long de la ligne d'entrée du papier. Ceci fait, vous pouvez faire tourner le destructeur de document dans le sens inverse pendant quelques instants. Quittez alors le mode manuel pour passer au mode automatique. Une fois cette opération terminée, mettez des papiers dans la déchiqueteuse destinés à absorber le surplus d'huile.

Il est conseillé d'effectuer cette opération de lubrification lorsque la corbeille à papier est vide. Certains modèles comme les broyeurs de sécurité demandent à être lubrifiés au moins une fois toutes les 15 minutes par exemple. Référez-vous à la notice d'utilisation fournie par le fabricant de votre déchiqueteuse pour une réponse correspondant à votre modèle de destructeur.